Локальные документы, которые необходимо оформить по охране труда на предприятии

Чтобы организовать службу охраны труда, оформите:

• - приказ о назначении специалиста по охране труда, если работу по охране труда ведет штатный специалист;
• - положение о службе охраны труда, если создано отдельное структурное подразделение;
• - договор, если привлекли стороннюю аккредитованную организацию или специалиста, которые оказывают услуги в области охраны труда.

Ситуация: нужно ли ежегодно переутверждать документы по охране труда

Если документ не утратил актуальности и не истек срок пересмотра, переутверждать документы не надо.

Работодатель сам устанавливает порядок разработки, согласования, утверждения и пересмотра документов системы управления охраной труда, сроки их хранения (п. 66 приказа Минтруда от 19.08.2016 № 438н). То есть работодатель сам решает, когда переутверждать документы. Такой же позиции придерживается Роструд (п. 1 письма от 22.03.2012 № 428-6-1).

Пересмотрите документ, если он утратил актуальность или истек установленный законодательством плановый срок пересмотра. Например, инструкции по охране труда пересматривают не реже одного раза в пять лет (п. 6 Методических рекомендаций Минтруда от 13.05.2004).

Совет: чтобы не упустить срок пересмотра конкретного документа:

1. Составьте перечень локальных актов по охране труда организации.

2. Приказом по организации:

• утвердите работодателем перечень локальных актов по охране труда организации;
• для каждого документа определите плановый срок пересмотра и срок хранения документа;
• назначьте ответственное лицо за пересмотр каждого документа.

3. Внесите изменения в документ.

4. Издайте приказ о проведении пересмотра и введении в действие измененного(ых) документа(ов).

Ситуация: какую должность проставить в документах по охране труда работнику, который совмещает обязанности специалиста по охране труда

Совмещение означает дополнительную работу по другой профессии или должности, которую сотрудник выполняет наряду со своей основной работой за дополнительную плату.

Совмещение оформляют дополнительным соглашением к трудовому договору. На основании допсоглашения издают приказ о совмещении профессий (должностей). Никакого другого места работы у сотрудника не появляется, и новая должность ему не присваивается. Поэтому на документах, которые подписывает сотрудник, ему следует указывать свою основную должность. При этом приказ о совмещении профессий (должностей) подтвердит полномочия работника по охране труда. При необходимости ссылку на приказ можно указать рядом с подписью: «на основании приказа о совмещении от 23.05.2016 № 443».

Такие выводы следуют из совокупности положений статей 60.2, 72, 151 Трудового кодекса.

Внимание: если сотрудник выполняет обязанности специалиста по охране труда в виде не совмещения должностей, а временного исполнения обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от основной работы, то при подписании документов по охране труда вместо своей текущей должности он может указать «и. о.» и должность сотрудника, которого замещает.

Например, «И. о. специалиста по охране труда (личная подпись) А.С. Иванов». Такая возможность предусмотрена в пункте 5.22 ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Какие документы оформить для контроля по охране труда

Результаты контроля по охране труда в структурных подразделениях предприятия зафиксируйте (приказ Минтруда России от 4 августа 2014 г. № 524н):

• - в акте проверки состояния охраны труда;
• - предписании об устранении выявленных при проверках нарушений требований охраны труда;
• - журнале учета проверок состояния охраны труда.

Какие документы оформить по обучению сотрудников предприятия

Чтобы провести инструктажи и обучение по охране труда, разработайте и утвердите инструкции по охране труда, программы инструктажей и программы обучения по охране труда. Оформите перечень действующих инструкций в произвольной форме.

Внимание: используйте уже готовые формы инструкций по охране труда, программ обучения и инструктажей в специальных рубриках Системы Охрана труда:

Дополнительно разработайте программу обучения работников организации оказанию первой помощи пострадавшим на производстве.

Для регистрации инструктажей и обучения работников по охране труда оформите журналы:

• - регистрации вводного инструктажа;
• - регистрации инструктажа на рабочем месте;
• - регистрации целевого инструктажа;
• - учета инструкций по охране труда для работников;
• - учета выдачи инструкций по охране труда для работников.

Если на предприятии освободили работников от первичного инструктажа на рабочем месте, директор утверждает перечень профессий и должностей этих работников.

Для проверки знаний работников оформите приказ о проведении проверки знаний требований охраны труда работников. По результатам проверки знаний издайте протокол заседания комиссии по проверке знаний по безопасности труда и выдайте работникам удостоверения о проверке знаний требований охраны труда.

Если по результатам обучения необходима стажировка на рабочем месте, оформите положение о проведении стажировки на рабочем месте и по результатам издайте распоряжение о допуске к самостоятельной работе.

Ситуация: обязательно ли утверждать перечень инструкций по охране труда приказом по предприятию

Нет, не нужно. Достаточно оформить только сам перечень

Действующие инструкции по охране труда для работников структурного подразделения организации, а также перечень этих инструкций хранится у руководителя подразделения (п. 9 Методических рекомендаций Минтруда от 13.05.2004). При этом нет обязательных требований к оформлению этого перечня. То есть работодатель оформляет перечень в произвольной форме и сам решает, утверждать ли его приказом или нет.

Ситуация: что делать с документами по охране труда после ликвидации организации

После того как юридическое лицо закрылось, документы нужно передать в государственный архив, чтобы бывшие работники могли получить справки или другие документы, например, для назначения пенсии или установления стажа. Такие архивы есть при каждом муниципальном образовании в субъектах РФ (п. 8, 10 ст. 23 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ).

Чтобы сформировать документацию для архива, создайте ликвидационную комиссию, которая соберет документы в соответствии с перечнем, утвержденным приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558, и составит акт о передаче дел. Акт нужно заверить печатью организации, соответственно, документы нужно передать на хранение до момента уничтожения печати.

Ситуация: обязательно ли нужно разрабатывать программы стажировки

Программу стажировки обязательно нужно разработать, если в организации есть работы, при которых работников нужно направить на стажировку на рабочем месте. Стажировка обязательна для работников, которые поступают на работу с вредными или опасными условиями труда. Это указано в части 3 статьи 225 ТК и пункте 2.2.2 Порядка, утвержденного постановлением от 13.01.2003 № 1/29.

Ситуация: сколько хранить журнал регистрации инструктажей на рабочем месте

Журнал регистрации инструктажей на рабочем месте хранят 10 лет. Это следует из пункта 626 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 5

Какие документы оформить по медицинским осмотрам

Выдайте работникам перед медосмотром направление. Выдачу направлений фиксируйте в журнале учета выдачи направлений на предварительный медицинский осмотр.

Для периодического медосмотра оформите список контингента работников, подлежащих периодическим медицинским осмотрам, и на его основе – поименные списки лиц, подлежащих периодическому медицинскому осмотру.

Чтобы провести предрейсовые медосмотры, оформите Положение об организации предрейсовых медицинских осмотров водителей автотранспортных средств.

Факт проведения медосмотров фиксируйте в журнале регистрации предрейсовых, предсменных медицинских осмотров, журнале регистрации послерейсовых, послесменных медицинских осмотров.

Какие документы оформить при выдаче бесплатного профилактического питания сотрудникам

Утвердите перечень должностей и профессий работников, которым по условиям труда выдается бесплатное профилактическое питание (молоко, соки и т. д.).

Если от работника поступит заявление о замене молока денежной компенсацией, то издайте приказ о замене выдачи молока денежной компенсацией.

Какие документы оформить при выдаче смывающих и обезвреживающих средств

Утвердите перечень рабочих мест и список работников, для которых необходима выдача смывающих и обезвреживающих средств.

Издайте приказы:

• - об утверждении норм бесплатной выдачи работникам смывающих и обезвреживающих средств;
• - организации бесплатной выдачи смывающих и обезвреживающих средств работникам.

Выдачу работникам смывающих и обезвреживающих средств зафиксируйте в личной карточке учета выдачи смывающих и (или) обезвреживающих средств.

Какие документы оформить при выдаче средств индивидуальной защиты сотрудникам

Оформите положение об обеспечении работников средствами индивидуальной защиты и утвердите перечень профессий и должностей, на которых выдаются бесплатная спецодежда, спецобувь и другие средства индивидуальной защиты (далее – СИЗ).

После приобретения СИЗ храните на предприятии заверенные копии сертификатов и деклараций соответствия на СИЗ.

СИЗ выдавайте работникам по приказу об утверждении норм бесплатной выдачи спецодежды, спецобуви и других средств индивидуальной защиты и фиксируйте факт выдачи в личной карточке учета выдачи средств индивидуальной защиты.

Какие документы оформить при расследовании несчастного случая на предприятии

При расследовании несчастного случая направьте запрос в лечебное учреждение о тяжести травмы. Получите заключение о тяжести производственной травмы.

Издайте приказ о создании комиссии по расследованию несчастного случая.

Направьте сообщение о происшедшем несчастном случае в ФСС и извещение в государственную инспекцию труда, в прокуратуру по месту происшествия несчастного случая, в территориальное объединение организации профсоюзов, в федеральный орган исполнительной власти по ведомственной принадлежности и т. д.

Оформите результаты расследования. Документы должны включать:

• - планы, эскизы, схемы, протокол осмотра места происшествия, а при необходимости – фото- и видеоматериалы;
• - карты спецоценки рабочих мест;
• - выписки из журналов регистрации инструктажей по охране труда и протоколов проверки знаний пострадавшими требований охраны труда;
• - протоколы опросов очевидцев несчастного случая и должностных лиц, объяснения пострадавших;
• - экспертные заключения специалистов, результаты технических расчетов, лабораторных исследований и испытаний;
• - медицинское заключение о характере и степени тяжести повреждения здоровья пострадавшего;
• - копии документов, которые подтверждают выдачу пострадавшему СИЗ в соответствии с действующими нормами. Это могут быть журналы учета и выдачи СИЗ, личная карточка учета и выдачи СИЗ;
• - другие документы по усмотрению комиссии.

По результатам расследования в зависимости от вида несчастного случая составьте акт о расследовании группового несчастного случая (тяжелого несчастного случая, несчастного случая со смертельным исходом) и акт расследования несчастного случая по форме Н-1.

Направьте сообщение о последствиях производственной травмы в ФСС и государственную инспекцию труда после того, как пострадавший принесет закрытый больничный листок.

Несчастный случай зарегистрируйте в специальном журнале.

Ситуация: нужно ли прошивать (сшивать) дело по несчастному случаю после того, как оно полностью расследовано

Нет, не нужно.

Трудовой кодекс и постановление Минтруда от 24.10.2002 № 73 обязывает работодателя провести расследование несчастного случая на производстве и собрать материалы расследования.

Порядок оформления материалов расследования несчастных случаев установлен статьей 230.1 ТК и не содержит требований к прошиванию и сшиванию материалов расследования.

Требования по прошиванию и сшиванию материалов расследования несчастных случаев работодатель вправе установить самостоятельно распорядительным документом по организации.

Какие документы оформить по спецоценке условий труда

Чтобы провести спецоценку условий труда (далее – СОУТ), утвердите приказом:

• - состав комиссии по проведению СОУТ;
• - график проведения СОУТ.

Составьте перечень рабочих мест, которые надо оценить.

Подпишите отчет по результатам СОУТ.

Подайте декларацию в трудовую инспекцию, если на рабочих местах не выявлено вредных или опасных производственных факторов и установлены допустимые и оптимальные условия труда.

Какие документы оформить при проведении мероприятий по охране труда

Издайте приказ о подготовке плана мероприятий по улучшению условий и охраны труда и утвердите программу действий по улучшению условий и охраны труда.

План мероприятий по охране труда утверждают приказом.

За основу плана мероприятий используйте шаблон.

Какие документы оформить для обучения неэлектротехнического персонала

Назначьте приказом ответственного за присвоение неэлектротехническому персоналу I группы по электробезопасности. Утвердите перечень должностей и профессий, которым нужно присвоить группы I по электробезопасности. Зафиксируйте инструктаж в специальном журнале.